【タスク管理】Notionって？くわしい機能や特徴、使い方を紹介！
「最近忙しくていつどんな予定を入れたか覚えられない…」
「データを整理してまとめられるツールはないかなあ…」
「もっと効率的にタスク管理をしたい！」
「Notionってどんなツールなの？」
上記のような疑問やお悩みをもつ皆さんに向けて、今回の記事では、業務の効率化やタスク管理に欠かせないツール「Notion」の機能や特徴、使い方などを詳しくご紹介します！
Notionって？
Notion（ノーション）ｔは、クロスプラットフォームのフリーミアムのメモ取りウェブアプリです。
メモやタスク管理、Wiki、データベースなどさまざまな機能を一元的に使うことができるクラウド型の万能アプリのため、「オールインワンワークスペース」とも呼ばれています
Notionの特徴
- オールインワンワークスペース
メモやタスク管理、ドキュメント管理、データベースなど、仕事で使うさまざまなツールを1つにまとめることができます。これにより、複数のツールを使い分ける必要がなくなります。
- シンプルで柔軟なUI
簡単にページが作成でき、自由に文章を入力できます。
また、チェックボックスやリストなど多彩な文章の装飾ができ、ExcelやWordなどのファイルを添付したり、画像や動画、ウェブサイトをページ内に埋め込むことも可能です。
- 共同作業・同時編集が可能
Notionは、タイムラグがほとんど発生しない環境で共同作業や同時編集ができます。
共有リンクを発行することで、少数のユーザーから複数人のチームまで作成したページを共有できます。
- マルチデバイス対応
スマートフォンやタブレット、パソコンからも情報を閲覧でき、どのデバイスからも変わらない操作感で利用できます。
Notionの基本的な機能
- メモの作成
Notionでは、自由に文章を入力できます。
また、画像や動画を挿入したり、折り畳み可能なトグル、番号付きリスト、目次など多彩な文章の装飾ができます。
- タスク管理
Notionでは、プロジェクト管理や日々のタスク、ルーティン管理など様々な利用方法があります
- チームWiki機能
特定のメンバーがアクセスして編集・閲覧を行う「Wiki」を作成することができます。
- ロードマップ
プロジェクトの進行状況を視覚的に把握することができます。
- ドキュメント共有
作成したドキュメントを他のユーザーと共有することができます。
- カレンダー
スケジュール管理やデッドラインの設定などに利用できます。
- タイムラインビュー
プロジェクトの進行状況を時間軸に沿って視覚的に表示することができます。
- テンプレート
新たなページを作成する場合、テンプレートから目的や用途に合ったものを選んでページを作成できます。
Notionの基本的な使い方
- 新規ページ作成
サイドバーに表示されている「+」ボタンをクリックすると新規ページを作成できます。
テキストなどのドキュメントを作成したい場合には「空白ページ」をクリックします。
- テンプレートの活用
Notionには豊富なテンプレートが用意されています。
テンプレートを活用することで、利用目的にあったドキュメントを簡単に作成できます。
- タスク管理
Notionにはタスク管理機能が備わっています。
ワークスペース内にタスク管理を作成すれば、組織全体のタスクを管理できます。
また、プライベートにタスク管理を作成すれば、自分専用のタスク管理ツールになります。
- データベース機能の活用
Notionには在庫管理、顧客管理などに便利なデータベース機能が備わっています。
データベースを作成するには、「ステップ2：新規ページを作成する」で紹介した新規ページ作成画面もしくは新規ページ内の＋ボタンから設定します。
Notionを利用するメリット・デメリット
メリット
- 一元化されたワークスペース
Notionは、プロジェクト管理、ドキュメント作成、データベース管理など、多くの機能を一つのアプリケーションに統合しています。
これにより、複数のアプリケーションを切り替えることなく、一元化された場所で作業を行うことができます。
- カスタマイズ性
Notionは、ユーザーが自分のニーズに合わせてページをカスタマイズできるように設計されています。
これにより、個々のユーザーやチームが最も効率的に作業できる環境を作り出すことが可能です。
- コラボレーション
Notionは、チームメンバー間での共同作業を容易にします。共有ページを作成し、リアルタイムで編集することができます。
デメリット
- 学習曲線
Notionの多機能性とカスタマイズ性は、新規ユーザーの方には複雑で、わかりづらいと感じる方もいるかもしれません。
- オフラインアクセス
Notionはクラウドベースのアプリケーションであるため、インターネット接続が不安定な場所では、作業の効率が落ちる可能性があります。
- 高度なプロジェクト管理機能の欠如
Notionは基本的なプロジェクト管理機能を提供していますが、ガントチャートのような高度な機能は提供していません。
そのため、大規模なプロジェクトを管理する場合、他の専用のプロジェクト管理ツールが必要となる場合があります。
まとめ
いかがでしたか？
今回はワークスペースを一元化することで業務をもっと効率的に進めることができるようになるツール「Notion」の機能や特徴、使い方などを詳しくご紹介しました！
みなさんも、ぜひ「Notion」を利用してみてくださいね♪
では、またお会いしましょう！
